NGO-Governance- & Policy-Paket

Rechtsform: Eingetragener Verein (e.V.)
Gerichtsstand: Bundesrepublik Deutschland
Sprache: Englisch (maßgebliches deutsches Recht)
Vorstandsstatus: Unbezahlt (lediglich Kostenerstattung)

1. Zweck und Geltungsbereich

Dieses Governance- & Policy-Paket legt die internen Regeln, Standards und Verfahren fest, die Gut für Besser – Good for Better (GFP) e.V. (der „Verein“) regeln. Es soll:

  • Die Einhaltung des deutschen Gemeinnützigkeitsrechts (Gemeinnützigkeit), Steuerrechts, Arbeitsrechts und der DSGVO gewährleisten
  • Transparenz, Integrität und gute Governance fördern
  • Den Verein, seine Mitglieder und seinen Vorstand vor rechtlichen und Reputationsrisiken schützen
  • Die Erwartungen von Spendern, Partnern und Wirtschaftsprüfern erfüllen

Alle Vorstandsmitglieder, Mitglieder, Angestellten, Freiwilligen und Vertreter des Vereins sind verpflichtet, diese Richtlinien einzuhalten.

2. Governance-Struktur

2.1 Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung (Mitgliederversammlung) ist das oberste Steuerungsorgan des Vereins und übt die in der Satzung (Satzung) übertragenen Befugnisse aus.

2.2 Vorstand

  • Der Vorstand führt die Geschäfte und vertritt den Verein gemäß §26 BGB und der Satzung.
  • Die Vorstandsmitglieder sind ehrenamtlich tätig.
  • Vorstandsmitgliedern können tatsächliche und angemessene Auslagen erstattet werden, die ihnen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit entstehen, vorbehaltlich dieses Policy-Pakets.

3. Verhaltens- & Ethikkodex

3.1 Grundprinzipien

Alle Personen, die im Namen des Vereins handeln, müssen:

  • Im Einklang mit dem gemeinnützigen Zweck von GFP e.V. handeln
  • Ehrlich, verantwortungsbewusst und nach bestem Wissen und Gewissen handeln
  • Persönliche Vorteile aus den Aktivitäten des Vereins vermeiden
  • Vielfalt, die Menschenwürde und die lokalen Gemeinschaften respektieren

3.2 Professionelles Verhalten

  • Kein Missbrauch von Geldern, Vermögenswerten oder Informationen
  • Keine Diskriminierung, Belästigung oder missbräuchliches Verhalten
  • Einhaltung der geltenden Gesetze in Deutschland und in den Einsatzländern

4. Richtlinie zu Interessenkonflikten

4.1 Definition

Ein Interessenkonflikt entsteht, wenn persönliche, berufliche oder finanzielle Interessen die Interessen des Vereins beeinträchtigen oder beeinträchtigen zu können scheinen.

4.2 Offenlegung

  • Vorstandsmitglieder müssen jeden tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt unverzüglich offenlegen.
  • Offenlegungen müssen im Protokoll des Vorstands festgehalten werden.

4.3 Management

  • Die betroffene Person muss sich bei Diskussionen und Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Konflikt enthalten.
  • Jede Transaktion mit nahestehenden Parteien muss mit dem deutschen Gemeinnützigkeitsrecht und den Fremdübungsprinzipien übereinstimmen.

5. Richtlinie zur Vorstandsvergütung & Kostenerstattung

5.1 Keine Vergütung

  • Vorstandsmitglieder erhalten keine Gehälter, Honorare oder sonstige Vergütungen.

5.2 Kostenerstattung

  • Eine Erstattung ist nur für tatsächliche, angemessene und dokumentierte Auslagen zulässig, einschließlich:
    • Reisekosten (Economy Class, sofern nicht anders genehmigt)
    • Unterkunft (moderater Standard)
    • Mahlzeiten im Rahmen angemessener Grenzen
    • Offizielle Betriebsmittel

5.3 Verfahren

  • Die Auslagen müssen durch Originalbelege nachgewiesen werden.
  • Die Anträge müssen innerhalb von 3 Monaten eingereicht werden.
  • Die Genehmigung durch ein zweites Vorstandsmitglied ist erforderlich.

6. Richtlinie für Finanzmanagement & Interne Kontrollen

6.1 Grundsätze

  • Die Mittel dürfen ausschließlich und unmittelbar für die gemeinnützigen Zwecke des Vereins verwendet werden.
  • Keine Ausschüttung von Gewinnen oder Vermögenswerten an Mitglieder oder den Vorstand.

6.2 Bankwesen & Genehmigungen

  • Bankkonten sind auf den Namen des Vereins zu führen.
  • Es sind mindestens zwei zeichnungsberechtigte Personen zu benennen.

6.3 Budgetierung & Rechnungslegung

  • Jährliche Budgets sind vom Vorstand zu genehmigen.
  • Eine ordnungsgemäße Buchführung ist in Übereinstimmung mit dem deutschen Recht zu führen.

6.4 Spenden

  • Spenden sind transparent zu erfassen.
  • Spendenquittungen (Zuwendungsbestätigungen) sind in Übereinstimmung mit den deutschen Steuervorschriften auszustellen.

7. Richtlinie zur Korruptionsbekämpfung & Anti-Bestechungsrichtlinie

  • Der Verein verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Korruption und Bestechung.
  • Es dürfen keine Bestechungsgelder, Kickbacks, Erleichterungszahlungen oder unzulässige Vorteile angeboten oder angenommen werden.
  • Dies gilt für den Umgang mit Amtsträgern, Partnern, Lieferanten und Begünstigten.

8. Personal- & Freiwilligenrichtlinie

8.1 Freiwillige

  • Freiwillige unterstützen den Verein ohne Vergütung.
  • Freiwillige müssen im Einklang mit diesem Policy-Paket handeln.

8.2 Angestellte (falls zutreffend)

  • Arbeitsverträge müssen mit dem deutschen Arbeitsrecht übereinstimmen.
  • Die Gehälter müssen angemessen sein und mit den Standards für gemeinnützige Organisationen übereinstimmen.

9. Schutzrichtlinie

Der Verein setzt sich für den Schutz schutzbedürftiger Personen ein, einschließlich Kindern und marginalisierten Gemeinschaften.

  • Missbrauch, Ausbeutung oder Vernachlässigung sind strengstens untersagt.
  • Schutzbedenken sind unverzüglich dem Vorstand zu melden.

10. Datenschutz- & DSGVO-Richtlinie

  • Personenbezogene Daten sind rechtmäßig, fair und transparent zu verarbeiten.
  • Daten dürfen nur für legitime Vereinszwecke verwendet werden.
  • Betroffene haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung gemäß der DSGVO.

11. Whistleblower-Richtlinie

  • Personen können Bedenken hinsichtlich Fehlverhaltens vertraulich und ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen melden.
  • Meldungen können an den Vorstand oder eine benannte Vertrauensperson erfolgen.

12. Reise- & Spesenrichtlinie

  • Reisen müssen notwendig und kosteneffizient sein.
  • Reisen in der Economy Class sind der Standard.
  • Internationale Reisen bedürfen der vorherigen Genehmigung des Vorstands.

13. Richtlinie für Vermögenswerte & Eigentum

  • Vereinsvermögen darf nur für gemeinnützige Zwecke verwendet werden.
  • Bei Auflösung sind die Vermögenswerte an eine andere gemeinnützige Organisation zu übertragen, wie in der Satzung definiert.

14. Überprüfung & Änderungen der Richtlinie

  • Dieses Policy-Paket ist mindestens alle zwei Jahre zu überprüfen.
  • Änderungen bedürfen der Genehmigung des Vorstands und, falls erforderlich, der Genehmigung der Mitgliederversammlung.

15. Verabschiedung

Dieses Governance- & Policy-Paket tritt mit der Genehmigung durch den Vorstand von Gut für Besser – Good for Better (GFP) e.V. in Kraft und ist für alle Mitglieder, Vorstandsmitglieder, Angestellten und Freiwilligen des Vereins bindend.